Gestione schede lavoro e rapportini
In molti contesti operativi, una volta che un’offerta viene accettata dal cliente, le attività successive – dalla gestione del materiale, alla pianificazione delle lavorazioni – sono spesso gestite con strumenti eterogenei e processi manuali. Questo comporta rischi di errore, ritardi e difficoltà di coordinamento tra i diversi team coinvolti.
Per migliorare l’efficienza e la tracciabilità, è stato introdotto un sistema digitale integrato per la gestione delle schede lavoro e dei rapportini di intervento, con l’obiettivo di automatizzare i passaggi chiave e semplificare la collaborazione tra reparti. Tutti gli operatori coinvolti, indipendentemente dal ruolo, accedono a dati centralizzati in un unico punto, garantendo coerenza, aggiornamento continuo e controllo distribuito delle informazioni.
Gestione schede lavoro e rapportini
In molti contesti operativi, una volta che un’offerta viene accettata dal cliente, le attività successive – dalla gestione del materiale, alla pianificazione delle lavorazioni – sono spesso gestite con strumenti eterogenei e processi manuali. Questo comporta rischi di errore, ritardi e difficoltà di coordinamento tra i diversi team coinvolti.
Per migliorare l’efficienza e la tracciabilità, è stato introdotto un sistema digitale integrato per la gestione delle schede lavoro e dei rapportini di intervento, con l’obiettivo di automatizzare i passaggi chiave e semplificare la collaborazione tra reparti. Tutti gli operatori coinvolti, indipendentemente dal ruolo, accedono a dati centralizzati in un unico punto, garantendo coerenza, aggiornamento continuo e controllo distribuito delle informazioni.
Il progetto
Il progetto
Avvio operativo post-accettazione
A seguito della firma dell’impegno da parte del cliente, una notifica automatica viene invitata al gruppo incaricato delle attività post-vendita. Questo gruppo può:
- procedere immediatamente con l’apertura della scheda lavoro, se non è previsto l’arrivo di materiale fisico a supporto del progetto;
- oppure attendere la ricezione del materiale necessario, nel caso in cui la lavorazione lo richieda.
Questa flessibilità consente di adattare il flusso operativo in base alla natura dell’intervento, garantendo sempre un avvio strutturato e tracciabile.
Controllo materiale strutturato
Al ricevimento della merce, il sistema consente di associare automaticamente la bolla all’offerta originaria. Questo fa partire un task per la verifica del materiale da parte del team competente. Solo dopo l’approvazione, si procede con la creazione della scheda lavoro, evitando anticipazioni non necessarie o errori dovuti a materiali non conformi.
Creazione e pianificazione della scheda lavoroUna volta confermata la disponibilità dei materiali:
- la scheda lavoro viene assegnata automaticamente al gruppo tecnico in base alla tecnologia richiesta;
- un responsabile operativo (project manager) prende in carico la scheda e definisce fasi e attività, con la possibilità di precompilazione in base all’offerta iniziale;
- ogni attività può avere dipendenze logiche ed essere assegnato a un tecnico specifico.
Gestione flessibile della pianificazione
Il project manager può:
- definire le date di esecuzione delle attività;
- oppure lasciare che i tecnici pianifichino in autonomia, visualizzando e aggiornando il calendario condiviso.
Il sistema aggiorna automaticamente lo stato della scheda (in pianificazione, in lavorazione, completata, chiusa), fornendo visibilità in tempo reale sull’avanzamento.
Controllo e avanzamento
Man mano che le attività vengono svolte, il sistema genera task di verifica per i responsabili, che validano il completamento delle fasi, garantendo il corretto avanzamento del lavoro.
Digitalizzazione del rapportino
Una volta completata un’attività:
- il tecnico registra l’intervento direttamente dal calendario operativo, con un semplice doppio clic;
- compila il rapportino digitale, che può contenere ore lavorate, materiali impiegati e note tecniche;
- il rapportino include anche dati per la fatturazione (se non già presenti), e può essere inviato automaticamente al cliente, se previsto dal processo.
Un punto unico di verità operativa
Grazie all’integrazione nativa di tutti i moduli DocsMarshal, qualsiasi operatore – tecnico, responsabile, amministrativo – accede a dati sempre aggiornati, centralizzati in un unico punto. Questo elimina ridondanze, versioni multiple, documenti sparsi o comunicazioni parallele, garantendo uniformità, efficienza e massima tracciabilità dell’intero ciclo operativo.
Vantaggi strategici
- Automazione dei flussi
- Maggiore tracciabilità
- Velocità nei passaggi chiave
- Responsabilizzazione dei tecnici
- Fatturazione integrata e puntuale
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