La gestione documentale (Document Management) è una tecnica ormai ben consolidata nelle aziende sia pubbliche che private. Tutte le aziende hanno compreso e sperimentato i vantaggi di avere a disposizione velocemente ed in modo ben organizzato i documenti necessari a svolgere il proprio lavoro. docsmarshal consente di ottenere questi risultati in modo ancora più efficiente, affiancando ad un sistema documentale totalmente configurabile un potente motore di workflow per la generazione e la gestione dei documenti stessi.

La struttura in cui vengono memorizzati ed organizzati i dati ed i documenti è completamente personalizzata: le informazioni associate a ciascuno di essi sono infatti totalmente configurate secondo le esigenze dell’azienda, così come il modo in cui i dati sono messi in relazione tra loro.

È possibile definire molto dettagliatamente le autorizzazioni che gli utenti hanno sui dati e documenti, assegnandole ai singoli oppure ai gruppi. È possibile definire il livello di accesso e le operazioni che possono essere effettuate sulla base della tipologia e dello stato del documento.

Le modifiche apportate ai documenti memorizzati vengono gestite automaticamente dal sistema attraverso le revisioni, che consentono di mantenere lo storico dei cambiamenti effettuati e degli utenti che li hanno apportati. Per ottimizzare lo spazio e le prestazioni è anche possibile decidere se limitare l’uso di questa funzionalità a determinate tipologie o solo se i dati sono un determinato stato.

Un potente motore di workflow integrato, con un editor grafico avanzato, permette di definire le interazioni tra i dati e tra gli utenti in base ai processi disegnati dal responsabile. Il sistema stesso gestisce automaticamente le attività che gli utenti devono svolgere, inviando i task agli specifici destinatari (singoli o gruppi) con la lista dei compiti da svolgere. Il sistema guida e assiste passo passo l’utente al completamente dei compiti, minimizzando gli errori e rendendo più efficiente il lavoro dell’utente stesso. È possibile monitorare in qualsiasi momento lo stato dei processi e visualizzare i task assegnati e svolti dagli utenti, vedere i tempi di inserimento e completamento, per individuare eventuali criticità oppure valutarne le prestazioni.

Le funzionalità di firma digitale e di conservazione sostitutiva dei documenti consentono di adempiere agli obblighi di legge in maniera trasparente all’utente: la gestione è infatti demandata al sistema che garantisce la consistenza e la riservatezza di dati e documenti.