DocsMarshal offre una gestione centralizzata e automatizzata dei rimborsi spese grazie a un sistema digitale progettato per semplificare l’inserimento, il controllo e l’autorizzazione dei giustificativi. Il sistema prevede:

Caricamento in mobilità
Il dipendente fotografa o carica lo scontrino direttamente dal proprio smartphone, associandolo immediatamente alla commessa di riferimento tramite un’interfaccia mobile semplice e intuitiva.

Estrazione dati con Document AI
L’Intelligenza Artificiale analizza l’immagine del documento ed estrae in totale autonomia tutti i dati strutturati, tra cui:

• Ragione sociale dell’esercente e data di emissione
• Importo totale e scorporo dell’IVA
• Singole righe e voci di dettaglio dello scontrino

Controlli automatici e anomalie
La piattaforma confronta istantaneamente la spesa con le policy aziendali, generando alert visivi per segnalare il superamento dei tetti massimi per ruolo, limiti per feriali o festivi, fasce orarie e tipologie di pasto.

Dashboard e monitoraggio per il dipendente
L’utente visualizza lo stato delle proprie richieste tramite una dashboard dedicata, che garantisce visibilità in tempo reale sull’avanzamento della pratica, sull’immagine del documento originale e sull’esito motivato del rimborso.

Gestione granulare delle eccezioni
L’ufficio amministrativo opera con un controllo puntuale su ciascun documento: può autorizzare rimborsi totali o parziali ed escludere singole righe non ammesse, indicando sempre una motivazione formale che resta tracciata a sistema.

Spazio di lavoro centralizzato per il back-office
Un’unica interfaccia raccoglie tutte le pratiche, mettendo subito in risalto le anomalie prioritarie e consentendo ricerche rapide tramite filtri avanzati per collaboratore, periodo, commessa, stato della richiesta e tipologia di spesa.

Personalizzazione delle regole di business
Un modulo di configurazione intuitivo permette di definire e aggiornare i criteri di convalida aziendali:

• Massimali differenziati in base alla mansione o al profilo del dipendente (es. operai e impiegati commerciali)
• Regole orarie e tetti di spesa specifici per colazione, pranzo e cena
• Riconoscimento semantico dei prodotti autorizzati o esclusi applicato automaticamente dall’AI

Approvazione ed esportazione contabile
Una volta convalidate le pratiche, l’amministrazione le approva in pochi passaggi ed esporta i dati in formato Excel oppure li invia direttamente ai sistemi ERP e di contabilità già presenti in azienda.

• Efficienza operativa
• Controllo e conformità
• Trasparenza e tracciabilità
• Esperienza utente ottimizzata
• Integrazione nativa