Stando a ciò che viene riportato dall’ AIIM Industry Watch 2018 sulla digitalizzazione del processo business core, il 75% delle aziende considera l’automazione dei processi come ‘molto importante’. Il motivo che spinge a indirizzarsi sempre più verso la strada dell’automazione è la riduzione dei costi operativi, il miglioramento della produttività e la semplificazione dei processi.

Per mantenere alta la competitività è necessario trasformarsi digitalmente e il primo passo per farlo è la digitalizzazione del contenuto passando dall’analogico al digitale. Senza questo passaggio è impossibile per le aziende implementare l’automazione dei processi dipartimentali.

Il potere delle soluzioni ECM è sicuramente quello di poter essere utilizzate per molteplici scopi nel percorso di trasformazione digitale.

AUTOMATIZZARE I PROCESSI ORGANIZZATIVI
Il 67% delle imprese ammette di avere automatizzato meno della metà dei propri processi. Per iniziare ad alzare quella percentuale si dovrebbe iniziare ad automatizzare i processi vitali che hanno il maggiore impatto su produttività, efficienza. Inoltre, è opportuno fornire premi per gli sforzi effettuati in questa direzione agli attori e dipartimenti coinvolti.

MODULO BPM (Business Process Management) incluso nell’ ECM (Enterprise Content Management)
Il modulo BPM consentirà alle aziende di distribuire le responsabilità organizzative:
– Analizzando e riprogettando i processi critici;
– Migliorarando l’efficienza e la reattività complessiva del processo;
– Monitorando il flusso dei processi aziendali;
– Allineando il business con l’IT.

Quando si decide quale soluzione ECM adottare è necessario assicurarsi che quello scelto abbia sia un modulo BPM completo sia un BPA che abbia come caratteristiche il low code – zero code (come ad esempio il nostro applicativo, DocsMarshal).

STRUMENTI BPA: LOW CODE – ZERO CODE
Un potente modulo BPM dovrebbe dare la possibilità ai manager aziendali di automatizzare i propri processi senza alcuna capacità di codifica.
Gli esperti di diversi dipartimenti dovrebbero essere in grado di utilizzare il modulo BPM nella soluzione ECM per guidare il processo di automazione senza la necessità di alcun esperto IT.
Affinché questo accada, è necessario assicurarsi che la soluzione ECM abbia i seguenti componenti:

1) VISUAL WORKFLOW DESIGNER
Uno degli strumenti BPA importanti che devono essere disponibili nella soluzione ECM prescelta è la capacità degli utenti di progettare visivamente i propri flussi di lavoro. Lo strumento dovrebbe essere intuitivo e consentire ai progettisti di trascinare e rilasciare elementi e passaggi del flusso di lavoro incorporando le direttive aziendali dove necessario.

2) VISUAL FORM DESIGNER
Oltre al Visual Workflow Designer, il modulo BPM dovrebbe avere il potere di consentire all’utente di progettare visivamente i propri Form mediante il Drag and Drop disponendo delle seguenti funzionalità:
– Componenti (immagine, testo, etc);
– Proprietà e stile dei componenti;
– Associazione dati;
– Fonte dati;
– Regole di convalida;
– Regole di dipendenza;
– Responsive Design (per lavorare su dispositivi mobili).

3) ROLE BASED ACCESS
Il fattore più importante in qualsiasi modulo dell’ECM è la sicurezza. Il modulo BPM dovrebbe dare la possibilità di impostare riservatezze su:
– Chi può creare, modificare e aggiornare i flussi di lavoro;
– Chi può creare, modificare e aggiornare i moduli;
– Chi può vedere i moduli e inviarli.

4) POWERFUL ADMINISTRATION MODULE
Un potente modulo di amministrazione semplifica la vita dell’utente durante l’automazione di qualsiasi processo.
Lo strumento di amministrazione dovrebbe essere progettato per:
– Tracciare e monitorare i processi;
– Vedere i flussi di lavoro disponibili;
– Mettere in pausa, fermare ed eseguire un flusso di lavoro;
– Vedere tutti i moduli disponibili e avere la possibilità di eliminarli.