Ottimizzazione della gestione documentale interna
Per ottimizzare la gestione documentale interna legata all’area qualità, è stato utilizzato DocsMarshal come piattaforma documentale centrale, integrato con i sistemi aziendali esistenti per il recupero di metadati e informazioni.
La gestione tradizionale dei documenti risultava frammentata e dispersiva, con difficoltà nel garantire un accesso controllato e globale, una distribuzione efficace e una tracciabilità completa delle revisioni e delle pubblicazioni.
Ottimizzazione della gestione documentale interna
Per ottimizzare la gestione documentale interna legata all’area qualità, è stato utilizzato DocsMarshal come piattaforma documentale centrale, integrato con i sistemi aziendali esistenti per il recupero di metadati e informazioni.
La gestione tradizionale dei documenti risultava frammentata e dispersiva, con difficoltà nel garantire un accesso controllato e globale, una distribuzione efficace e una tracciabilità completa delle revisioni e delle pubblicazioni.
Il progetto
Il progetto
Archiviazione e organizzazione
- I documenti vengono caricati nel sistema in formati predefiniti, garantendo uniformità e compatibilità;
- ognuno di questi viene classificato con metadati specifici (ex. nome, descrizione, tag, tipologia documentazione, ente aziendale e riferimento all’azienda di appartenenza) per facilitarne la ricerca;
- l’archiviazione segue una logica multi-dominio, dove ciascuna unità aziendale ha il proprio spazio dedicato, con un dominio comune per i documenti di interesse generale.
Controllo degli accessi e distribuzione
- L’accesso al sistema avviene tramite autenticazione single sign-on (SSO) o basic authentication;
- i dipendenti vengono automaticamente associati a gruppi di accesso che determinano il loro cono di visibilità sui documenti;
- i documenti pubblicati sono accessibili solo in modalità di lettura, evitando modifiche non autorizzate.
Flusso di creazione e pubblicazione
- L’ufficio qualità carica i documenti in stato di bozza, compilando i metadati richiesti;
- il documento rimane invisibile agli utenti finali fino alla pubblicazione, mentre l’ufficio qualità procede con le modifiche;
- una volta validato, il documento viene pubblicato e reso disponibile ai dipendenti, nel formato predefinito.
Propagazione e notifiche
- La distribuzione avviene tramite e-mail automatizzate che contengono il link al documento pubblicato;
- viene mantenuta una cronologia delle e-mail inviate, garantendo tracciabilità nella diffusione dei documenti.
Revisione e versionamento
- Quando un documento necessita di revisione, viene riportato in stato di bozza;
- durante la modifica, il documento pubblicato mostra un avviso per segnalare la revisione in corso;
- dopo l’aggiornamento, la nuova versione viene pubblicata, garantendo sempre l’accesso all’ultima versione disponibile.
Tracciabilità e audit
- Ogni azione eseguita su un documento viene registrata automaticamente, inclusi caricamenti, revisioni e download;
- l’ufficio qualità ha accesso a una cronologia dettagliata delle versioni e dei log di scaricamento.
Sospensione e riattivazione dei documenti
- Se necessario, un documento pubblicato può essere sospeso, rendendolo temporaneamente non accessibile agli utenti;
- la riattivazione avviene tramite un processo controllato, assicurando che solo i documenti validi siano disponibili.
Vantaggi strategici
- Centralizzare e strutturare documentazione interna
- Gestione sicura, controllata e tracciabile dei documenti
- Riduzione del rischio di utilizzo di versioni obsolete
- Facilitazione della distribuzione delle informazioni
- Conformità ai requisiti di gestione documentale richiesti
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