Gli obiettivi principali della soluzione automatizzata con DocsMarshal sono:

• riduzione del lavoro manuale per l’inserimento dati;
• minimizzazione degli errori umani nella compilazione delle informazioni;
• implementazione di controlli di validazione sui dati inseriti;
• digitalizzazione della documentazione, eliminando il supporto cartaceo;
• accessibilità dei dati in tempo reale per dashboard e report di analisi.

Per rispondere a queste esigenze, è stata sviluppata una web-app personalizzata per la gestione della rendicontazione. Il sistema è stato progettato per essere accessibile attraverso:

• un pc pubblico con lettore di dispositivi di autenticazione (es. badge RFID o TAG);
• qualsiasi dispositivo dotato di browser, per coloro che non possono recarsi fisicamente presso la sede.

Flusso operativo
Il sistema di monitoraggio degli accessi e di registrazione delle attività si articola in sei passaggi fondamentali.

• L’operatore si presenta al terminale, dove è visualizzata una schermata di cortesia con istruzioni per l’autenticazione.
• L’operatore si autentica mediante badge o inserendo le proprie credenziali.
  • Se l’autenticazione fallisce, viene mostrato un messaggio di errore.
  • Se l’autenticazione ha successo, viene visualizzata la lista delle attività assegnate.

• L’operatore visiona, verifica, eventualmente modifica e quindi conferma per le proprie attività quotidiane, precedentemente inserite dal BO.
• Dopo la conferma, i dati vengono registrati nel sistema.
  • In caso di errore, viene fornito un avviso.
  • In caso di successo, un messaggio conferma il completamento dell’operazione.
• Il sistema effettua il logout automatico.
• La schermata torna alla visualizzazione di cortesia, pronta per il successivo accesso.

Integrazione e funzionalità aggiuntive
Per migliorare la gestione operativa e amministrativa, il sistema si integra con un database centralizzato che consente di:

• visualizzare e modificare i dati registrati, sia singolarmente che in modalità massiva;
• copiare e replicare le pianificazioni su più giorni;
• esportare i dati in formati Excel e PDF per analisi e archiviazione;
• sincronizzare le informazioni con sistemi gestionali aziendali già in uso.

• Maggiore efficienza e precisione nella gestione
• Riduzione di tempi e errori operativi
• Accesso semplificato e usabilità migliorata
• Migliore organizzazione interna
• Sostenibilità ambientale