Flusso digitale DDT: dalla firma all’invio
In molte organizzazioni, la gestione dei documenti di trasporto (DDT) rappresenta un nodo critico al confine tra operatività logistica, amministrazione e sistemi informativi. Anche con l’adozione della firma digitale, il processo post-firma spesso resta manuale, disconnesso o poco tracciabile, generando inefficienze operative e rischi di errore.
L’esigenza era quindi quella di automatizzare l’intero flusso dei DDT, dalla firma alla distribuzione, integrando diversi sistemi e assicurando l’invio puntuale dei documenti ai destinatari corretti.
Flusso digitale DDT: dalla firma all’invio
In molte organizzazioni, la gestione dei documenti di trasporto (DDT) rappresenta un nodo critico al confine tra operatività logistica, amministrazione e sistemi informativi. Anche con l’adozione della firma digitale, il processo post-firma spesso resta manuale, disconnesso o poco tracciabile, generando inefficienze operative e rischi di errore.
L’esigenza era quindi quella di automatizzare l’intero flusso dei DDT, dalla firma alla distribuzione, integrando diversi sistemi e assicurando l’invio puntuale dei documenti ai destinatari corretti.
Il progetto
Il progetto
È stato implementato un flusso completamente digitalizzato, in cui DocsMarshal gestisce direttamente la firma grafometrica dei DDT e coordina tutte le fasi successive: archiviazione, lettura, integrazione con il gestionale e invio automatico al destinatario.
Il processo
Il processo
Firma grafometrica integrata
I DDT vengono firmati direttamente tramite la funzione di firma grafometrica offerta da DocsMarshal.
Caricamento automatico in cartella condivisa
I documenti firmati vengono archiviati in una cartella monitorata da DocsMarshal, che rileva automaticamente ogni nuovo file.
Importazione e lettura intelligente
La piattaforma importa i documenti e ne estrae i dati chiave (ad esempio società emittente e codice DDT).
Interrogazione del sistema gestionale
Utilizzando il codice del DDT, DocsMarshal interroga il gestionale esterno per recuperare informazioni aggiuntive, come i dati del cliente o il destinatario del documento.
Invio automatico del documento
Una volta identificato l’indirizzo email corretto (tipicamente quello del trasportatore o dell’operatore incaricato), DocsMarshal invia il DDT in modo automatico, allegando il documento alla comunicazione.
Vantaggi strategici
- Digitalizzazione processo DDT
- Integrazione tra sistemi diversi (gestionale, documentale, firma grafometrica) in un unico flusso automatizzato
- Eliminazione della gestione manuale dei documenti post-firma
- Centralizzazione e tracciamento delle operazioni documentali
- Snellimento del lavoro operativo e riduzione del margine di errore
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