La necessità era quella di digitalizzare il ciclo di vita delle richieste di spesa, consentendo a più figure operative, non solo ai responsabili, di:

• inoltrare richieste di spesa per conto delle diverse società del gruppo;
• allegare più preventivi in base alle policy interne;
• far firmare digitalmente o grafometricamente i documenti da approvare;
• attivare workflow approvativi flessibili, con vari livelli di autorizzazione;
• collegare eventuali contratti quadro già esistenti;
• ottenere una tracciabilità completa e dashboard aggiornate sui dati di spesa.

Struttura dati configurabile
DocsMarshal ha permesso di definire una struttura dati centralizzata, con accessi profilati: ogni utente può visualizzare e selezionare solo le società e le filiali di competenza.

Le richieste vengono categorizzare (es.cancelleria, ICT, servizi) e in base alla categoria vengono identiticati automaticamente gli approvatori corretti.

Flussi approvativi dinamici
Il sistema instrada automaticamente la richiesta:

• al primo approvatore definito dalla categoria;
• a un secondo livello approvativo nel caso in cui l’importo superi una determinata soglia (es. 5.000€), importo definibile sempre in base alla categoria;
• a un iter più semplice e diretto nel caso di contratti quadro associati, in cui non è richiesto il caricamento multiplo dei preventivi.

Ogni approvazione può prevedere firma grafometrica o digitale, a seconda della fase o del ruolo dell’approvatore.

Gestione dei preventivi e feedback
Il richiedente deve caricare uno o più preventivi. L’approvatore seleziona quello da validare, oppure può rifiutare la richiesta e inserire una nota (es.”richiedere un altro preventivo”). Il tutto è storicizzato, tracciabile e accessibile in ogni momento.

Task automatici e notifiche intelligenti
Alla conferma, DocsMarshal:

• genera un task precompilato con email al fornitore, allegando il preventivo approvato e firmato (la mail è modificabile prima dell’invio);
• se il fornitore è nuovo, invia automaticamente una notifica all’amministrazione per la censitura dell’anagrafica.

Dashboard e KPI
Il sistema genera indicatori aggiornati in tempo reale per analizzare le spese per categoria, società, centro di costo o stato del processo. Le dashboard aiutano a monitorare tempi, volumi e criticità.

• Approccio multiazienda nativo
• Workflow approvativi dinamici e personalizzabili
• Supporto integrato a firma digitale e grafometrica
• Gestione preventiva intelligente
• Automazione completa del post-approvazione
• Permessi e visibilità totalmente configurabili