Integrazione dati da sistemi esterni
Il sistema integra automaticamente i dati da fonti esterne, recuperando informazioni su prodotti e interventi (matricole, garanzie attive, date di inizio/fine).
Tutti i dati sono sincronizzati per una gestione precisa e automatizzata delle richieste di riparazione.

Inserimento richiesta di riparazione
Gli utenti (per esempio, le officine) inseriscono le richieste tramite un’interfaccia centralizzata con ricerca avanzata.
Il sistema recupera i dati del prodotto e verifica automaticamente la validità della garanzia, permettendo all’utente di aggiungere dettagli come descrizione del guasto e interventi eseguiti.

Validazione e autorizzazione
Dopo l’inserimento, la richiesta viene inviata al Service per la validazione. Un team o un sistema automatizzato verifica la conformità (tipo garanzia attiva, corretta applicazione condizioni, eventuali anomalie).
Se non conforme, la richiesta viene respinta con notifica all’utente; se approvata, il flusso procede con l’elaborazione.

Elaborazione richieste approvate
Le richieste autorizzate vengono trasferite al gestionale per la registrazione dei dettagli: intervento, materiali utilizzati e costi.
L’utente riceve una notifica con l’aggiornamento sullo stato della richiesta.

Monitoraggio stato richieste
Il sistema consente di monitorare ogni richiesta in tempo reale, con stati come “in inserimento”, “in elaborazione”, “autorizzato”, “rifiutato” o “annullato”.
Gli utenti accedono a un elenco raggruppato per stato e visualizzano il dettaglio di ciascuna richiesta (come ad esempio numero protocollo, tipo intervento e stato attuale).

Gestione articoli e costi
Per ogni intervento, è possibile aggiungere articoli o servizi da rimborsare, selezionandoli da un catalogo basato sugli acquisti precedenti.
Il sistema calcola automaticamente i costi, applicando prezzi predefiniti o sconti, e include manodopera, viaggi e altri extra per una stima completa e precisa.

Cancellazione e annullamento delle richieste
Nel caso in cui una richiesta non debba essere completata, l’utente ha la possibilità di annullarla in qualsiasi momento durante la fase di “in inserimento” o “in elaborazione”.
Una volta annullata, la richiesta cambia stato e il flusso viene terminato.

Comunicazioni e notifiche
Durante tutto il processo, il sistema invia notifiche automatiche agli utenti coinvolti, come quella di approvazione o rifiuto della richiesta, o l’aggiornamento sullo stato della richiesta.
Le comunicazioni avvengono tramite e-mail con link diretti alle richieste per facilitare il processo di modifica o verifica oppure tramite il portale.

• Automazione e integrazione dati
• Efficienza e rapidità
• Riduzione degli errori e maggiore precisione
• Trasparenza
• Personalizzazione di costi e articoli
• Notifiche e aggiornamenti in tempo reale
• Flessibilità nella gestione delle richieste
• Miglioramento dell’esperienza utente