Gestione del dossier dipendenti
In ogni organizzazione, il personale rappresenta una risorsa strategica. Ma per poterla valorizzare davvero, è fondamentale avere il pieno controllo su uno degli aspetti più delicati e spesso sottovalutati: la gestione dei dossier dipendenti.
Ogni collaboratore genera nel tempo una quantità significativa di documenti da gestire: contratti, certificazioni, attestati di formazione, comunicazioni, aggiornamenti per adeguamenti normativi. Mantenere questi dati ordinati, accessibili, aggiornati e protetti è una sfida concreta per le aree HR, legale e sicurezza, soprattutto in contesti aziendali complessi o in crescita.
Gestione del dossier dipendenti
In ogni organizzazione, il personale rappresenta una risorsa strategica. Ma per poterla valorizzare davvero, è fondamentale avere il pieno controllo su uno degli aspetti più delicati e spesso sottovalutati: la gestione dei dossier dipendenti.
Ogni collaboratore genera nel tempo una quantità significativa di documenti da gestire: contratti, certificazioni, attestati di formazione, comunicazioni, aggiornamenti per adeguamenti normativi. Mantenere questi dati ordinati, accessibili, aggiornati e protetti è una sfida concreta per le aree HR, legale e sicurezza, soprattutto in contesti aziendali complessi o in crescita.
Senza una piattaforma dedicata, la gestione documentale dei dipendenti rischia di essere frammentata e poco efficace:
- archivi cartacei o digitali non strutturati;
- difficoltà nel reperire informazioni in tempi rapidi;
- mancanza di controllo sulle scadenze importanti (formazione, visite mediche, rinnovi contrattuali);
- accessi non profilati e rischio di non conformità al GDPR;
- comunicazione inefficiente tra uffici e responsabili.
Il progetto
Il progetto
La risposta di DocsMarshal
DocsMarshal nasce per risolvere questi problemi, offrendo un sistema centralizzato, sicuro e automatizzato per la gestione digitale dei dossier dipendenti, pensato per essere semplice da usare ma potente nel controllo e nella scalabilità.
Tra le principali funzionalità
Dossier digitale centralizzato
Tutti i documenti del dipendente raccolti in un’unica scheda digitale, ordinati per tipologia e tracciati cronologicamente.
Accessi profilati e audit trail
Ogni azione (caricamento, modifica, consultazione) è registrata, con permessi personalizzabili in base al cono di visibilità (es. ruolo, livello di responsabilità).
Scadenze sotto controllo
Il sistema segnala in automatico eventi rilevanti: rinnovi di certificazioni, visite mediche, aggiornamenti di policy o contratti.
Firma elettronica integrata
I documenti possono essere firmati digitalmente senza uscire dalla piattaforma, riducendo tempi e complessità operative.
Integrazione con i sistemi HR e gestionali
DocsMarshal si collega con i software aziendali già presenti, evitando duplicazioni e favorendo un flusso informativo coerente.
Vantaggi strategici
- Sicurezza e conformità normativa
- Visibilità immediata sullo stato documentale di ogni collaboratore
- Snellimento dei processi HR e riduzione del carico amministrativo
- Miglioramento del la collaborazione tra funzioni (HR, IT, RSPP, direzione)
- Scalabilità del processo anche in contesti multi-sede o in espansione
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