Accesso universale e autonomia

• Il portale è aperto a tutti i fornitori, che possono registrarsi autonomamente tramite le proprie credenziali;
• il sistema traccia la registrazione come fornitore garantendo una gestione ordinata delle anagrafiche, con censimento rapido dei nuovi fornitori.

Caricamento e gestione documentale

• Ogni fornitore ha la possibilità di caricare autonomamente documenti (ex.accordi, listini, cataloghi, promozioni e schede di sicurezza), che vengono associati in automatico al singolo fornitore, agevolandone ricerca e navigabilità;
• DocsMarshal supporta file in formati standard o non (a seconda delle esigenze), assicurando massima flessibilità nel caricamento;
• i documenti sono visibili e organizzati in modo tale che gli utenti possano accedere rapidamente alle informazioni necessarie.

Processo di approvazione interno

• DocsMarshal include un workflow integrato che guida il processo di approvazione. I documenti caricati passano attraverso un sistema di validazione da parte dei reparti coinvolti, come l’ufficio acquisti;
• i documenti approvati avanzano nel flusso, mentre quelli respinti vengono restituiti al fornitore con motivazioni chiare.

Tracciabilità e comunicazione bidirezionale

• Fornitori e utenti aziendali possono verificare lo stato di ogni documento in tempo reale, riprendendolo per eventuali modifiche se necessario;
• la piattaforma invia notifiche automatiche via e-mail e altri canali (es. Whatsapp/Telegram) per aggiornamenti sullo stato (approvato o respinto), garantendo una comunicazione tempestiva;
• è disponibile una sezione di conversazione integrata che permette interazioni dirette tra fornitori e utenti aziendali, anche in tempo reale, migliorando il coordinamento.

Documentazione interna ed esterna

• DocsMarshal supporta la gestione centralizzata di documentazione interna ed esterna, consentendo uno scambio bidirezionale tra fornitori e utenti aziendali.
  Questo approccio unificato assicura che tutti i gruppi di lavoro abbiano accesso alle informazioni necessarie senza duplicazioni o perdite di dati.

Standardizzazione e collaborazione

• La piattaforma promuove un metodo unico per gestire e approvare i documenti, agevolando il lavoro dei fornitori e dei reparti aziendali;
• Tutti i processi sono tracciati, garantendo trasparenza e semplificando eventuali audit o verifiche.

• Autonomia nella registrazione e gestione dei fornitori
• Flessibilità nel caricamento dei documenti
• Automazione del processo di approvazione
• Tracciabilità in tempo reale
• Comunicazione bidirezionale
• Integrazione documentale completa
• Accessibilità da qualsiasi luogo