1. Creazione e tracciabilità delle offerte
Le nuove offerte vengono automaticamente inserite nel sistema all’interno dell’operatività del reparto commerciale, con la possibilità di relazionarle a opportunità esistenti. DocsMarshal assicura che ogni offerta sia tracciata e collegata a un determinato processo, permettendo una visione chiara del contesto e dello storico di ogni trattativa.

2. Gestione richiesta di offerta fornitore (RDO)
Per le aziende che operano su commessa o gestiscono prodotti con distinta base, DocsMarshal consente, in modo opzionale, la gestione integrata delle richieste d’offerta ai fornitore (RDO). Se impostata la distinta base dell’articolo di vendita, il sistema è in grado di avviare e tracciare automaticamente le richieste di offerta fornitore, valutazione automatica e/o task di valutazione manualmente che permetta all’operatore di validare le migliori offerte grazie ad informazioni preziose come costo, tempi di consegna e qualità del fornitore (vendor rating).

3. Relazione con le opportunità
Nel caso di offerte non derivanti da processi strutturati, DocsMarshal consente di tracciare l’eventuale origine, come ad esempio una visita commerciale o un’iniziativa specifica. Questo permette di avere una visione completa della genesi delle opportunità e di migliorare l’analisi delle performance commerciali.

4. Versionamento e storico delle offerte
Il sistema implementa un meccanismo di versionamento automatico, permettendo di mantenere uno storico delle diverse revisioni di un’offerta. Ogni modifica viene registrata, garantendo trasparenza e la possibilità di recuperare versioni precedenti se necessario.

5. Relazione con contratti e richieste d’ordine
DocsMarshal consente di relazionare le offerte ai contratti generati e alle eventuali richieste d’ordine collegate. Questo assicura una gestione fluida del passaggio dall’offerta alla fase contrattuale, migliorando la coerenza delle informazioni e riducendo il rischio di errori o duplicazioni.

Conclusioni
DocsMarshal si dimostra un alleato fondamentale per la gestione delle offerte, permettendo un controllo completo del processo, dalla creazione alla chiusura.
Grazie alla sua capacità di integrarsi con altri flussi aziendali, il sistema garantisce efficienza, riduzione degli errori e maggiore visibilità sulle performance commerciali.

• Decisioni più rapide: offre un quadro completo delle offerte fornite, permettendo confronti immediati tra costi, tempi di consegna e qualità.
• Tracciabilità fornitori: per decisioni e analisi future.
• Automazione e tracciabilità: ogni offerta è monitorata nel suo intero ciclo di vita.
• Versionamento sicuro: nessuna perdita di informazioni grazie alla gestione delle revisioni.
• Integrazione con altri processi: le offerte possono essere collegate a contratti, richieste d’ordine e altre entità aziendali (es. sistema gestionale).
• Maggiore controllo operativo: lo stato di avanzamento di ogni offerta è sempre aggiornato e disponibile.
• Storico centralizzato: le informazioni rimangono accessibili e consultabili in ogni momento.