La gestione delle visite aziendali
La gestione degli accessi degli esterni in azienda è un aspetto cruciale per la sicurezza, la protezione dei dati e l’organizzazione interna. Il D.Lgs. 81/08 sulla sicurezza sul lavoro impone la registrazione degli ingressi per garantire il controllo e la tracciabilità delle persone presenti in azienda.
La registrazione include informazioni come nome e cognome, azienda di provenienza, recapito, persona di riferimento interna e orari di ingresso/uscita. Inoltre, in settori specifici, possono essere richieste firme digitali e la sottoscrizione di documenti aggiuntivi.
La gestione delle visite aziendali
La gestione degli accessi degli esterni in azienda è un aspetto cruciale per la sicurezza, la protezione dei dati e l’organizzazione interna. Il D.Lgs. 81/08 sulla sicurezza sul lavoro impone la registrazione degli ingressi per garantire il controllo e la tracciabilità delle persone presenti in azienda.
La registrazione include informazioni come nome e cognome, azienda di provenienza, recapito, persona di riferimento interna e orari di ingresso/uscita. Inoltre, in settori specifici, possono essere richieste firme digitali e la sottoscrizione di documenti aggiuntivi.
Il progetto
Il progetto
DocsMarshal offre una gestione centralizzata e automatizzata delle visite aziendali grazie a un sistema digitale che ottimizza il processo di registrazione e monitoraggio degli accessi.
Il sistema prevede:
Pianificazione delle visite
Il personale interno inserisce preventivamente i nominativi degli ospiti previsti per una determinata giornata tramite un’interfaccia intuitiva su DocsMarshal.
Notifica automatica
Il sistema invia una mail di conferma ai visitatori con tutte le informazioni necessarie, incluse eventuali istruzioni di sicurezza o documentazione pre-ingresso
Registrazione e accesso
All’arrivo, il visitatore conferma la sua presenza tramite il tablet d’ingresso, dove può firmare l’ingresso ed eventuali documenti richiesti, come informative sulla privacy o regolamenti di sicurezza.
Emissione badge
Una volta completata la registrazione, il sistema genera automaticamente un badge identificativo per il visitatore, che ne regola gli spostamenti all’interno dell’azienda.
Gestione delle risorse aziendali
La piattaforma permette di assegnare sale riunioni, attrezzature e divise in base al tipo di visita programmata.
Monitoraggio e storicizzazione
DocsMarshal conserva in modo sicuro tutte le informazioni relative agli ingressi e alle uscite, garantendo conformità al GDPR e la possibilità di audit in caso di necessità.
Integrazione con il monitor aziendale
Il sistema può essere anche collegato a schermi informativi aziendali per visualizzare in tempo reale l’elenco degli ospiti attesi, migliorando l’accoglienza e la gestione degli spazi.
Vantaggi strategici
- Maggiore sicurezza
- Conformità normativa
- Efficienza organizzativa
- Esperienza utente migliorata
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