Automazione documentale in ambienti regolamentati
In ambienti regolamentati come cantieri, impianti industriali o interventi su rete, l’accesso alle aree operative è subordinato alla presentazione di specifica e aggiornata documentazione, spesso diversa in base al contesto o all’appalto.
In particolare, in presenza di gare pubbliche, bandi o interventi su suolo pubblico, l’azienda deve predisporre documentazione come: DUVRI (documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze) e PSC (piano di sicurezza e coordinamento).
Questi documenti sono il risultato finale di un processo articolato, che richiede la raccolta, verifica e aggregazione di una molteplicità di informazioni.
Automazione documentale in ambienti regolamentati
In ambienti regolamentati come cantieri, impianti industriali o interventi su rete, l’accesso alle aree operative è subordinato alla presentazione di specifica e aggiornata documentazione, spesso diversa in base al contesto o all’appalto.
In particolare, in presenza di gare pubbliche, bandi o interventi su suolo pubblico, l’azienda deve predisporre documentazione come: DUVRI (documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze) e PSC (piano di sicurezza e coordinamento).
Questi documenti sono il risultato finale di un processo articolato, che richiede la raccolta, verifica e aggregazione di una molteplicità di informazioni.
Il progetto
Il progetto
L’esigenza
Prima dell’introduzione di un sistema strutturato, la gestione dei documenti era frammentata.
I documenti personali degli operatori (es. carta d’identità, attestati, libretto sanitario); i dati dei veicoli aziendali utilizzati nei cantieri (es. targa, libretto); la documentazione aziendale (es. visura, DURC, attestazioni sicurezze) e i documenti richiesti per singolo cantiere o cliente erano tutti conservati in archivi separati, con un elevato rischio di dimenticanze, documenti scaduti o caricamenti errati.
La soluzione
Con l’introduzione di DocsMarshal, oggi l’azienda gestisce:
- una base documentale centralizzata con tutti i documenti personali, aziendali e dei mezzi, sempre aggiornata;
- una gestione schede lavoro che consente di associare dinamicamente la documentazione necessaria, in base al tipo di intervento, alla zona, al cliente o al contesto normativo.
Processo operativo
1. Raccolta e aggiornamento documenti
Il professionista preposto si occupa di mantenere aggiornati i documenti di:
- operatori;
- mezzi;
- azienda;
- eventuali fornitori esterni.
Processo operativo
Raccolta e aggiornamento documenti
Il professionista preposto si occupa di mantenere aggiornati i documenti di:
- operatori;
- mezzi;
- azienda;
- eventuali fornitori esterni.
2. Selezione documentazione da allegare alla scheda lavoro
Quando viene creata una nuova scheda lavoro, il sistema consente di:
- selezionare solo i documenti rilevanti, evitando sovraccarichi inutili;
- aggregare automaticamente i documenti richiesti per creare file finali come DUVRI o PSC.
3. Adattabilità del pacchetto documentale
Il sistema permette di costruire pacchetti documentali su misura, scegliendo dinamicamente:
- quali documenti includere;
- a quali destinatari inviarli (cliente, RSPP, capocantiere);
- in quale formato esportarli.
Vantaggi strategici
-
- Tempi di preparazione abbattuti
- Compliance garantita
- Gestione semplificata anche per fornitori esterni
- Miglior collaborazione tra reparti
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