Integrazione dati da sistemi esterni

Il processo di gestione delle richieste di riparazione inizia con l’integrazione automatica dei dati relativi ai prodotti e agli interventi di assistenza.

Il sistema recupera le informazioni necessarie, come i dettagli dei prodotti (matricole, garanzie attive, date di inizio e fine garanzia) tramite interazioni con sistemi esterni, garantendo che tutte le informazioni siano correttamente sincronizzate per l’elaborazione delle richieste.

Inserimento della richiesta di riparazione

Gli utenti (per esempio, le officine) inseriscono le richieste di riparazione tramite un’interfaccia centralizzata. Il sistema offre funzionalità di ricerca avanzata per identificare il prodotto da riparare, recuperando automaticamente i dettagli relativi alla garanzia e ad altre informazioni associate.

Durante l’inserimento, l’utente fornisce informazioni aggiuntive come descrizione del problema e dell’intervento effettuato, mentre il sistema valuta automaticamente se la garanzia è ancora valida e se il flusso può proseguire.

Validazione e autorizzazione della richiesta

Una volta completata l’inserimento, la richiesta viene inviata al Service per la validazione. Il flusso di lavoro prevede una fase in cui un team di approvazione o un sistema automatizzato valuta la conformità della richiesta.

Questo può includere la verifica del tipo di garanzia, la corretta applicazione delle condizioni, o la verifica di eventuali anomalie nei dati. In caso di richiesta non conforme, il sistema consente di respingerla, notificando l’utente in modo che possa correggere i dettagli. Se invece è conforme, viene approvata e il sistema avvia un’ulteriore fase operativa.

Elaborazione delle richieste autorizzate

Le richieste approvate vengono trasferite al sistema gestionale per l’elaborazione finale. In questa fase, vengono registrati i dettagli dell’intervento, i materiali utilizzati, e i costi associati alla richiesta di garanzia. A questo punto, l’utente riceve una notifica con un aggiornamento sullo stato della stessa.

Monitoraggio e stato della richiesta

Il sistema offre la possibilità di monitorare lo stato della richiesta in tempo reale. Ogni richiesta passa attraverso vari stati, come “in inserimento”, “in elaborazione”, “autorizzato”, “rifiutato” o “annullato”, a seconda della fase del processo.

Gli utenti possono accedere a una vista con l’elenco delle richieste raggruppate in base allo stato; ciascuna può essere visualizzata nel dettaglio, con le informazioni rilevanti (come ad esepio il numero di protocollo, il tipo di intervento e lo stato attuale).

Gestione degli articoli e dei costi

Nel caso in cui vengano utilizzati materiali o servizi per l’intervento, il sistema consente di aggiungere articoli richiesti a rimborso, basandosi su un catalogo di materiali già forniti o venduti.

L’utente seleziona gli articoli da un elenco disponibile – ottenuto rispetto agli acquisti effettuati in passato – e il sistema calcola automaticamente i costi, applicando eventuali sconti o prezzi predefiniti. Il flusso di lavoro permette anche di gestire le voci relative a manodopera, viaggi e altri costi aggiuntivi, assicurando che il totale della richiesta sia calcolato in modo accurato.

Cancellazione e annullamento delle richieste

Nel caso in cui una richiesta non debba essere completata, l’utente ha la possibilità di annullarla in qualsiasi momento durante la fase di “in inserimento” o “in elaborazione”. Una volta annullata, la richiesta cambia stato e il flusso viene terminato.

Comunicazioni e notifiche

Durante tutto il processo, il sistema invia notifiche automatiche agli utenti coinvolti, come quella di approvazione o rifiuto della richiesta, o l’aggiornamento sullo stato della richiesta.

Le comunicazioni avvengono tramite e-mail con link diretti alle richieste per facilitare il processo di modifica o verifica oppure tramite il portale

• Automazione e integrazione dati
• Efficienza e rapidità
• Riduzione degli errori e maggiore precisione
• Trasparenza
• Personalizzazione di costi e articoli
• Notifiche e aggiornamenti in tempo reale
• Flessibilità nella gestione delle richieste
• Miglioramento dell’esperienza utente