Il mondo del Business Process Management (BPM) sta attraversando un periodo di transizione poiché gli strumenti di gestione del processo e dei processi sono sempre più integrati in piattaforme su larga scala che completano un’ampia gamma di funzioni. Tra le altre, spiccano le piattaforme low-code e le soluzioni simili che alimentano la trasformazione digitale. Man mano che le organizzazioni sviluppano le loro operazioni attorno alle tecnologie digitali, devono assicurarsi che le funzionalità di BPM non finiscano in secondo piano. Le aziende che trascurano il BPM possono trovarsi in una situazione in cui i processi caotici minano i vantaggi delle tecnologie sottostanti utilizzate.
Le aziende che vogliono abbracciare la trasformazione digitale hanno bisogno dell’eccellenza del processo per stimolare la creazione di valore. Gli strumenti BPM possono facilitare il miglioramento dei processi, ponendo le basi per un’efficienza a lungo termine e un’innovazione sostenibile.
Con le funzionalità di gestione dei processi spesso associate al workflow, le aziende si trovano con più opportunità di perfezionare i loro processi giorno per giorno. Man mano che questa tendenza si espande, le organizzazioni stanno adottando il BPM in gran parte a causa della richiesta di una migliore gestione dei casi aziendali.
Quando si parla di case management, s’intende che le organizzazioni sono alla ricerca di soluzioni che li aiutino a gestire le complessità dei processi. In molti casi, questa gestione coinvolge conoscenze specialistiche, lunghi cicli di vita delle relazioni e tappe fondamentali del processo. Queste richieste stanno rendendo l’eccellenza del processo essenziale nella gestione dei casi e stanno spingendo le aziende a implementare soluzioni per semplificare le operazioni quotidiane e connettere le parti interessate.
“Le organizzazioni stanno affrontando una crescente pressione per coordinare dati, persone e contenuti attraverso flussi di lavoro complessi“.
C’è bisogno di cambiare le aspettative attorno ai processi. Molte organizzazioni tendono a creare processi isolati l’uno dall’altro. Ancora peggio, le aziende a volte trascurano la creazione di processi formali e semplicemente operano alla luce delle tradizioni da lungo tempo o del funzionamento delle tecnologie sottostanti. Le aziende che si trovano con questi tipi di problemi di processo possono finire significativi blocchi di efficienza e agilità.
Tenendo presente il lato negativo di una cattiva gestione dei processi, consideriamo l’opposto: in che modo le organizzazioni possono utilizzare gli strumenti BPM per semplificare e ottimizzare la gestione dei processi in toto.
Le tecnologie dedicate BPM gettano le basi per un successo operativo sostenibile:
Automazione di processi ripetibili: molte organizzazioni hanno attività che vengono gestite allo stesso modo ogni volta che si verificano. Ad esempio, ogni volta che un ticket di supporto passa una certa quantità di tempo senza una risposta il responsabile del servizio clienti deve essere avvisato. In genere, gli operatori del servizio clienti, devono tracciare manualmente gli avvisi; il BPM può essere utilizzato per impostare notifiche automatiche che possono essere personalizzate per cliente e/o tipo di ticket, rendendo la vita molto più semplice per il servizio clienti.
Coordinare i processi tra i team: le aziende si affidano spesso a soluzioni tecnologiche specializzate per diverse unità aziendali. Per questo motivo, gli utenti devono rimandare a e-mail o strumenti simili quando devono passare attività tra utenti in reparti diversi. Queste limitate capacità di coordinamento dei processi possono impedire alle organizzazioni di semplificare le operazioni all’interno dell’azienda. Gli strumenti BPM formalizzano i processi in tutta l’organizzazione e fungono da hub per la comunicazione inter-dipartimentale, il reporting e il tracciamento delle attività.
Adattarsi come il business cambia: il cambiamento non è mai facile per un’organizzazione, ma le aziende spesso cadono in una trappola in cui pensano che la nuova tecnologia cambierà di per sé il business. In azione, tuttavia, il cambiamento può realmente accadere solo quando i processi sottostanti sono stati adeguati per riflettere nuovi obiettivi e priorità. Le aziende che non hanno processi formali, documentati e ottimizzati possono incontrare grandi difficoltà quando cercano di analizzare come adeguare tali compiti. Al contrario, le piattaforme BPM offrono visibilità sui processi, comprese informazioni dettagliate sul modo in cui tali operazioni sono strutturate e performanti. Pertanto, le aziende possono apportare modifiche in modo rapido e semplice, mettendo in atto tali modifiche.
Allineare tecnologia e processi: così come le organizzazioni non possono aspettarsi che la tecnologia sia in grado di alimentare cambiamenti positivi, non possono nemmeno presumere che la tecnologia fornirà un valore se i processi non vengono regolati in base alle nuove funzionalità. La regolazione dei processi attorno alle tecnologie emergenti è fondamentale nell’era della trasformazione digitale e le soluzioni BPM lo rendono possibile.
Le organizzazioni possono implementare tecnologie, possono scegliere i migliori leader del settore, possono persino andare all-in con nuove spinte di reclutamento per portare talento ma tutte queste strategie convenzionali si disgregano quando le aziende non hanno i loro processi chiari e ordinati.
Il risultato è una situazione in cui tecnologia e processi possono essere costantemente ottimizzati in base alle richieste che le persone hanno sul business. L’obiettivo di DocsMarshal è quello di aiutare le organizzazioni a raggiungere questo obiettivo per la massima flessibilità. La nostra lunga esperienza in BPM è stata integrata nella nostra piattaforma a “basso codice” DocsMarshal, offrendo alle organizzazioni lo strumento di cui hanno bisogno per effettuare una completa trasformazione attorno alle tecnologie digitali ed evitare di bloccarsi perché i loro processi non sono ordinati.
