Quando si tratta di gestione dei processi aziendali (BPM), l’uso di app, strumenti e piattaforme software può consentire alle persone di interagire con le informazioni – e tra loro – in modo efficiente e in tempo reale. La scelta di uno strumento BPM adatto alla tua organizzazione e che ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi di miglioramento del processo è la chiave, e ci sono molti fattori da considerare quando affronti questa importante decisione.
Molte aziende si rivolgono a strumenti e tecnologia per far fronte al ritmo del cambiamento e dell’innovazione, ma a volte questa enfasi sulle soluzioni tecniche porta i dirigenti a trascurare il ruolo che le persone svolgono nel successo organizzativo.
Parlando d’ intelligenza artificiale, di automazione dei processi di robotica e della realtà virtuale, il ruolo degli umani può sembrare a rischio di diventare obsoleto nel raggiungimento dell’eccellenza operativa durante i processi aziendali. Le persone dovrebbero essere al centro di sforzi di miglioramento dei processi aziendali di successo. Sarebbe ovviamente ingenuo suggerire che i team potrebbero essere efficaci senza l’utilizzo di sistemi informatici. L’approccio migliore è un equilibrio tra tecnologia e persone per la gestione dei processi aziendali.
Tecnologia che corrisponde ai bisogni umani
Le organizzazioni che hanno sperimentato il successo nella ricerca dell’eccellenza operativa lo hanno capito, e stanno diventando più intelligenti nel coinvolgere i loro team con una tecnologia che corrisponda ai bisogni e alle abitudini degli uomini, contribuendo nel contempo a semplificare gli ambienti complessi.
Avrai bisogno di capire il livello di preparazione della tua organizzazione, cosa vuoi ottenere con i tuoi sforzi di miglioramento dei processi e perché hai intrapreso il miglioramento dei processi. Pensa a come gestisci i tuoi processi oggi e quali risorse sono a tua disposizione per guidare e supportare le iniziative di miglioramento dei processi.
I futuri requisiti di sviluppo incideranno anche sui criteri di selezione della piattaforma, quindi è bene chiarire le esigenze future.
Le esigenze organizzative possono variare, ma qui ci sono cinque caratteristiche e funzionalità da cercare quando si inizia a valutare gli strumenti software BPM.
- Fit utente
Una delle tue priorità dovrebbe essere quella di determinare se un sistema BPM sarà adatto alle esigenze dei tuoi utenti.
Ricorda che gli specialisti dei processi tecnici e i dipendenti in prima linea hanno requisiti e competenze diversi. Pensa a chi utilizzerà il software e scopri le loro preferenze di comunicazione. Gli utenti dovrebbero avere la capacità di interagire facilmente con lo strumento e dovrebbero risparmiare tempo e fatica. Se un sistema è troppo difficile da utilizzare, i dipendenti lo ignorano e cercano soluzioni alternative.
Inoltre, lo strumento BPM dovrebbe essere reso disponibile all’intera organizzazione. I dipendenti che lo useranno ogni giorno sono le persone che conoscono meglio i tuoi processi. Possono dirti cosa è e cosa non funziona nei tuoi processi attuali e dovresti chiedere loro di aiutare a pianificare i tuoi processi futuri.
- Funzionalità di gestione dei cambiamenti
La governance è fondamentale per il successo degli sforzi di miglioramento del processo, quindi cerca uno strumento che faciliti la governance.
Dato il ritmo di cambiamento nella maggior parte delle aziende, le funzionalità da cercare includono la possibilità di modificare o aggiornare facilmente i processi, il controllo della versione, la possibilità di mantenere un registro di chi utilizza il sistema e la capacità di tenere traccia dei componenti modificabili per i revisori. Non è sufficiente semplicemente acquisire i processi statici.
- Supporto per la collaborazione
Gli strumenti BPM dovrebbero consentire e incoraggiare la collaborazione attiva e lo scambio di idee. Per favorire il coinvolgimento con i processi, è necessario uno strumento che consenta ai team di accedere alle informazioni sui processi dove e quando è necessario, nonché a uno strumento che crei una versione della verità di processo.
Idealmente, uno strumento BPM dovrebbe contenere e tenere traccia dei suggerimenti per il miglioramento e il feedback, e dovrebbe tenere un registro di quando questi vengono eseguiti con successo.
- Scalabilità
Avrai bisogno di un software di gestione dei processi che sia a prova di futuro – un sistema le cui capacità possono espandersi man mano che la tua attività evolve. Strumenti come Word e PowerPoint sono spesso insufficienti su questo fronte perché non sono scalabili. Il piano di implementazione dovrebbe includere lo sviluppo di un’infrastruttura IT con risorse sufficienti per supportare una piattaforma BPM scalabile.
- ROI
Indipendentemente dal livello di investimento in una piattaforma di gestione dei processi, gli strumenti BPM dovrebbero fornire risultati concreti.
Dopo aver lanciato il tuo nuovo sistema, dovresti aspettarti di vedere piccole vincite in un breve periodo di tempo. Ciò motiverà e incoraggerà i dipendenti a identificare le opportunità per ridurre gli sprechi, rimuovere le attività senza valore aggiunto e cercare opportunità per ridurre i costi. Fornirà inoltre ai team di leadership la certezza di aver investito saggiamente nel miglioramento dei processi.
