Avviare un progetto BPM nella tua organizzazione

Le aziende iniziano ad avviare un progetto BPM (Business Process Management) per risolvere problemi aziendali urgenti. I problemi potrebbero includere, tra gli altri, anche il tempo troppo lungo di trasmissione delle informazioni, oppure gli errori contenuti in processo o la non soddisfazione dei criteri di conformità.

Il BPM può risolvere problemi aziendali fornendo controllo e trasparenza. Se hai previsto che il processo consiste di quindici step, ci saranno quindici step. Inoltre, in qualsiasi momento di un processo, le persone sanno esattamente qual’è lo stato di avanzamento del lavoro, quale sarà il prossimo passo per un’attività e in quale luogo questo accadrà. Inoltre saranno in grado di vedere i potenziali colli di bottiglia.

Tutto questo ti consentirà di ottimizzare il tuo processo per renderlo più efficiente.

Un progetto BPM può portare enormi benefici come riduzioni dei costi e miglioramenti della qualità dei vostri prodotti e servizi. Nell’attuale economia lenta, ora sarebbe il momento di mettere in pratica il BPM e rendere i processi più efficienti. Ovviamente, il Business Process Management non è qualcosa che organizzi in poco tempo da solo.

Eccovi alcuni indizi di base su come avviare un progetto BPM nella tua organizzazione:

  1. Processi semplici

Per prima cosa scegli la tua procedura. Un processo che può essere un buon candidato per un’implementazione efficace, deve dimostrare un impatto di alto livello, con basso rischio per l’azienda. Idealmente, è ben definito, non troppo complesso e copre tutte le basi. Pensa ad esempio a processi come le richieste di ferie e le approvazioni di spese.

  1. Obiettivi e obiettivi chiari

Nella selezione del primo processo, è fondamentale identificare le esigenze aziendali correlate al processo. Il primo e il più importante passo nell’avvio di qualsiasi progetto BPM è comprendere le esigenze dell’organizzazione e i risultati chiave attesi. È possibile raggiungere questo obiettivo definendo chiaramente gli obiettivi generali che sono stati discussi, rivisti e concordati con i membri coinvolti

  1. Buy-in organizzativo

Se hai selezionato il tuo processo e hai identificato gli obiettivi e i benefici aziendali, assicurati di avere il management buy-in per supportare il progetto BPM. Accanto al consenso sugli obiettivi e i benefici, è necessario coinvolgere la sponsorizzazione esecutiva per il progetto e tenerli coinvolti.

  1. Documentare e comprendere il processo

Inizia con il processo. Il tuo processo aziendale individuale deve essere leader nelle scelte che stai facendo pertanto, dovrai documentare che i tuoi processi funzionino. Ora devi iniziare a documentare il tuo processo problematico. Se il processo problematico è troppo grande, spezzalo in pezzi più piccoli. Dovrai mostrare il successo del progetto e svelare le complessità del processo aziendale. Il successo non può accadere se le persone perdono interesse quindi mantieni il progetto abbastanza breve in modo che ciò non accada.

  1. Guardando alle soluzioni

Dopo averla realizzata, rivedi la documentazione del tuo progetto passo dopo passo per assicurarti che funzioni e rivedi anche il modo in cui intendi farlo. Soltanto allora potrai iniziare a guardare le soluzioni di cui hai bisogno: quale metodologia, quali partner, quale tecnologia. La soluzione deve adattarsi alla tua attività, non viceversa. Gli strumenti BPM di oggi sono molto capaci, ma non possono funzionare magicamente o automatizzare ciò che non può essere ridotto in passaggi discreti e ripetibili. Se il BPM inizia con strumenti e tecnologia anziché obiettivi e persone, il risultato del successo è a rischio.

Riassumendo, è molto importante essere molto chiari sull’ambito, gli obiettivi e il supporto interno del progetto BPM, specialmente se si è pionieri del BPM nella propria organizzazione. Solo dopo averlo raggiunto, sei pronto a investire nella documentazione, nell’analisi e nella risoluzione delle inefficienze di processo e realizzare vantaggi significativi dall’applicazione del BPM alla tua organizzazione.

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