BPM per tutti!
Che si tratti di risorse umane, di vendita, di contabilità o finanza, il Business Process Management può intervenire e semplificare i processi e le attività aziendali. I passaggi BPM standard per la progettazione, la modellazione, l’analisi e l’esecuzione dei processi funzionano bene se si sta modellando un processo o si sta semplicemente cercando di semplificare un processo di richiesta.
Le caratteristiche tipiche di BPM, come potenti sistemi di gestione del flusso di lavoro, moduli di creazione di formule facili da usare, notifiche, strumenti di trascinamento della selezione e potenti strumenti di analisi, compiono un significativo miglioramento nella funzione quotidiana di diversi reparti aziendali.
Diamo un’occhiata ad alcuni dipartimenti solitamente presenti in un’azienda e vediamo come un software BPM può fare miracoli per attività aziendali comuni in ciascuno di essi.
- Risorse umane
Il lavoro delle risorse umane è difficile, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione. Se prima le risorse umane erano invase da schedari di moduli cartacei, ora sono completamente in balia della tecnologia. Tuttavia, la maggior parte di questa tecnologia ha creato un sacco di lavoro manuale che rende la maggior parte dei processi HR il candidato perfetto per il BPM.
Prendiamo la gestione delle ferie, per esempio. Convenzionalmente, ci sarà una catena di e-mail. Se un dipendente dell’ufficio tecnico ha bisogno del martedì successivo per vedere suo figlio giocare una cruciale partita di calcio, invia un’email al suo capo chiedendogli il giorno libero. Il capo, che non ha problemi con la richiesta, la inoltra alle risorse umane, con in copia i vari responsabili dei progetti in cui il dipendente in questione è coinvolto.
Questo è già un thread di posta considerevole. Immagina quanto sia complicato se qualcuno ha un problema. Dove viene registrato ed elaborato?
Un sistema BPM semplificherebbe il processo di richiesta delle ferie, stabilendo un’illustrazione chiara della catena di processo e raccogliendo automaticamente tutte le approvazioni richieste. L’esecuzione delle richieste attraverso questo sistema semplificherebbe le cose e ridurrebbe le 2,5 ore circa che passiamo tutti a leggere le email al lavoro ogni giorno.
Il BPM può anche semplificare altri compiti delle risorse umane come l’ingresso e l’uscita dei dipendenti, le valutazioni delle prestazioni e molto altro… Per le risorse umane, ciò significherebbe un grosso miglioramento dell’attività lavorativa.
- Approvvigionamento
Le sfide con il sistema di approvvigionamento sono spesso legate al tempo e alle autorizzazioni. Ad esempio, a volte ci si ritrova a dover ordinare urgentemente un determinato materiale se il processo di approvvigionamento non funziona come dovrebbe. Quando qualcuno poi, avvia un ordine di acquisto, è probabile che l’ordine passi attraverso una serie simile di e-mail, come abbiamo visto prima, tra i vari uffici acquisti, amministrazione e magazzino. Ogni operazione dovrà essere svolta in massima urgenza con un alto margine di errore.
Il BPM può aiutarti a gestire in tempo gli ordini d’acquisto e ti aiuta a dimezzare i processi. Il BPM porta interconnettività e fluidità a processi che prima erano piuttosto frammentati. Un team di approvvigionamento sarà in grado di svolgere le attività in tempo con uno sforzo minimo.
- Contabilità e finanza
Se gli uffici vendite e marketing portano denaro, il dipartimento di contabilità e finanza lo utilizza efficacemente per aiutare l’azienda a crescere nel miglior modo possibile. Essere redditizi non è una caratteristica stravagante da avere in un’azienda; è una tattica cruciale per la sopravvivenza nel nostro ambiente di business competitivo.
Integrare gli sforzi di gestione dei processi aziendali nella vostra automazione dei processi contabili e finanziari è un ottimo modo per introdurre digitalizzazione, standardizzazione, accuratezza e trasparenza. Tutti questi attributi sono fondamentali per un’efficace gestione finanziaria.
- Marketing
I professionisti del marketing vi diranno che il marketing non è tutto immagine appariscente e vistosa. Il Marketing ha molto a che fare con sforzi sostenuti, responsabilità e ritorni sugli investimenti e mai come in questo dipartimento l’organizzazione è la chiave per raggiungere questi obiettivi.
Il BPM può sostenere proprio tutto questo. Prendi l’esempio di un tipico team di content marketing interno. Di solito c’è un responsabile del contenuto, che gestisce un team di redattori / copywriter / designer, gestendo richieste di contenuti da diversi team/dipartimenti all’interno dell’organizzazione.
In genere, un utente riceve la richiesta (di nuovo, spesso da una breve e-mail), la approva e la trasmette a un copywriter. Una volta creata, la copia viene inviata per la modifica e la correzione di bozze, in genere a persone diverse. Successivamente, il designer deve creare l’immagine collegata al testo. Il responsabile Marketing e altri responsabili potrebbero anche voler leggere e confermare il testo e l’immagine in tempistiche diverse prima della pubblicazione. Tenere traccia dello stato di avanzamento di tutto questo manualmente è impossibile. I team ricorrono spesso a fogli di calcolo o schede kanban in stile project management, ma mantenere anche quelli aggiornati richiede molto lavoro.
Con il Business Process Management, l’intero processo da “richiesta contenuto” a “approvazione finale” viene tracciato in sequenza. È quindi possibile integrare l’automazione per rendere l’intero processo più snello, efficiente e molto più veloce.
- Ufficio Vendite
La tecnologia su cui si basa il dipartimento di vendita è solitamente lo strumento di Customer Relationship Management (CRM) che si occupa della gestione e dell’analisi dei dati dei clienti e delle relazioni cliente-vendita lungo tutto il ciclo di vita del cliente.
Il BPM può aiutare il CRM a raggiungere il suo obiettivo: migliorare i rapporti con i clienti, fidelizzare la clientela e incrementare le vendite. Il BPM consiste nell’aggiornare e snellire i processi. L’aggiornamento e lo snellimento delle attività di CRM portano direttamente a migliori relazioni con i clienti, a più clienti fidelizzati e a migliori vendite.
Per trasformare i potenziali clienti in lead, il personale di vendita deve fornire costantemente le informazioni chiave e seguire eventuali richieste e altre comunicazioni. Una soluzione CRM basata su BPM consente ai responsabili delle vendite di seguire da vicino l’attività di vendita, con report e previsioni migliori. Ciò aiuta il team di vendita a prendere decisioni migliori in termini di strategie operative e piani d’azione.
Il valore di un BPM in tutta l’azienda
Quando si esaminano tutti i modi in cui il Business Process Management può essere applicato in diversi reparti dell’organizzazione, è difficile indicarne uno che sarà il vero vincitore in termini di ROI. Tuttavia, la bellezza delle applicazioni BPM come DocsMarshal deriva dal fatto che esiste un numero infinito di processi che possono essere creati. E se utilizzi una piattaforma BPM che ti permette infinite applicazioni, il tuo ROI può continuare a crescere esponenzialmente. Il volume di richieste che viene fornito attraverso tutti questi processi genererà più ROI di quanto ci si potrebbe aspettare.
Efficienza e produttività sono percorsi verso il successo, indipendentemente dalla linea di business in cui ti trovi, e il BPM non dovrebbe essere solo nelle mani di pochi.
