Records Management vs Document Management

Records Management e Document Management sono due diverse tecniche usate insieme o separatamente da ormai sempre più aziende per il raggiungimento di determinati obiettivi. Nonostante ciò, ancora in pochi sanno realmente quale sia la differenza fra le due.

In questo articolo proveremo quindi a spiegarla:
Partiamo dalla base, cos’è un documento? L’AIIM lo definisce come ciò che comprende diversi formati tra cui carta, forme elettroniche, file, email, fax, contratti, contratti di locazione, comunicazioni dal fornitore.
Sapendo questo, possiamo aggiungere che se un documento, raggiunta la sua fase finale di elaborazione, non può essere modificato, viene chiamato Documento Registrato.

Questi documenti hanno degli obiettivi di gestione e sono utilizzati principalmente per:
– Conformità. Un sistema di gestione documentale, se implementato correttamente aiuta le aziende a evitare sanzioni;
– Altro utilizzo è l’archiviazione in quanto richiede la capacità di classificare, archiviare e impostare un piano per ciò che deve rimanere nel sistema e per quanto tempo (criteri di conservazione);
– Conserva i documenti per tutto il loro ciclo di vita;
– Facile e veloce accesso ai documenti;
– Imposta il periodo di conservazione;
– Workflow e processi strutturati di controllo.

Per quanto riguarda invece la Digital Transformation, gli obiettivi sono diversi:
– Consentire un metodo facile e veloce per individuare i documenti;
– Ridurre al minimo l’uso dei documenti cartacei e passare a moduli elettronici;
– Diminuzione dei costi e incremento della produttività;
– Semplificazione delle informazioni e dei flussi di lavoro;
– Riduzione dello spazio dei documenti fisici archiviati.

Alla luce di ciò si può affermare che le aziende dovrebbero investire su organizzazioni ECM che, se implementate correttamente, avranno un grande ROI in breve tempo.

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